Электронные транспортные накладные (ЭТрН) с 2026 года: новые требования законодательства РФ

Электронные транспортные накладные (ЭТрН) с 2026 года: новые требования законодательства РФ и их автоматизация

С 1 сентября 2026 года в России для большинства автомобильных грузоперевозок вводится обязательное применение электронных транспортных накладных (ЭТрН). Изменения затронут грузоотправителей, перевозчиков, экспедиторов и грузополучателей.

Для бизнеса это означает необходимость заранее подготовить:

• электронный документооборот (ЭДО);
• усиленные квалифицированные электронные подписи (УКЭП);
• интеграцию с ГИС ЭПД;
• автоматизацию процессов.

Переход на электронные перевозочные документы — это не просто изменение формата документов, а полноценная цифровизация логистики и транспортного документооборота.

В статье разберём:

• что такое ЭТрН;
• кто обязан применять электронные транспортные накладные;
• какие изменения вступают в силу;
• как организовать работу через 1С;
• какие риски возникают при отсутствии автоматизации;
• как подготовиться к переходу на ЭТрН без сбоев.

Что такое ЭТрН

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — это цифровой аналог бумажной транспортной накладной, который оформляется через операторов электронного документооборота и передаётся в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

ЭТрН подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью и имеет юридическую силу, равнозначную бумажному документу.

Электронные транспортные накладные используются для:

• подтверждения факта перевозки груза;
• расчётов между участниками перевозки;
• контроля перевозок со стороны государства;
• автоматизации логистики;
• ускорения обмена документами между контрагентами.

Когда ЭТрН станут обязательными

Согласно изменениям законодательства РФ, с 1 сентября 2026 года электронные транспортные накладные станут обязательными для большинства участников рынка автомобильных грузоперевозок.

Переход на ЭТрН направлен на:

• развитие цифровой логистики;
• снижение бумажного документооборота;
• повышение прозрачности перевозок;
• ускорение взаимодействия между бизнесом и государственными системами.

Компании, которые заранее не подготовят процессы электронного документооборота, могут столкнуться:

• с задержками перевозок;
• проблемами при проверках;
• отказом контрагентов работать вне ЭДО;
• дополнительными административными рисками.

Кто обязан использовать ЭТрН

Работа с электронными транспортными накладными распространяется на всех участников логистической цепочки:

• грузоотправителей;
• перевозчиков;
• экспедиторов;
• грузополучателей;
• водителей.

Каждый участник перевозки подписывает свой титул электронной подписью. После этого данные автоматически передаются:

• другим участникам перевозки;
• оператору ИС ЭПД;
• в государственную систему ГИС ЭПД.

Что потребуется для перехода на ЭТрН

1. Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)

УКЭП потребуется:

• руководителям организаций;
• логистам;
• бухгалтерам;
• сотрудникам, подписывающим перевозочные документы.

Если документы подписывает не руководитель, а сотрудник компании, необходимо оформить машиночитаемую доверенность (МЧД).

2. Подключение к ЭДО

Для обмена электронными транспортными накладными потребуется подключение к оператору электронного документооборота, работающему с ГИС ЭПД.

Схема обмена выглядит следующим образом:

1. Грузоотправитель формирует ЭТрН;
2. Документ подписывается УКЭП;
3. Оператор ЭДО проверяет корректность данных;
4. Документ передаётся другим участникам перевозки;
5. Данные автоматически отправляются в ГИС ЭПД;
6. Остальные участники подписывают свои титулы.

3. Интеграция ЭТрН с информационными системами

Для большинства компаний ключевым этапом становится автоматизация ЭТрН через 1С.

Без интеграции сотрудники будут вынуждены:

• дублировать данные вручную;
• повторно вводить информацию;
• контролировать статусы документов вручную;
• тратить время на исправление ошибок.

Интеграция ЭТрН с учетной системой позволяет автоматизировать весь процесс документооборота.

Как работает ЭТрН в 1С

В экосистеме 1С работа с электронными перевозочными документами реализуется через сервисы ЭДО и интеграцию с операторами ИС ЭПД.

Автоматизация ЭТрН через 1С позволяет:

• автоматически формировать транспортные накладные;
• создавать ЭТрН на основании документов реализации;
• подписывать документы УКЭП;
• передавать документы через оператора ЭДО;
• получать статусы перевозки;
• хранить юридически значимый архив;
• исключить ручной ввод данных.

Преимущества автоматизации ЭТрН через 1С

Снижение количества ошибок

Автоматическая подстановка данных из 1С минимизирует риск ошибок при оформлении перевозочных документов.

Ускорение документооборота

Документы подписываются и передаются за несколько минут без бумажных копий и курьерской доставки.

Контроль перевозок

Руководители и логисты получают прозрачный контроль статусов

Снижение затрат

Компании сокращают расходы на:

• печать документов;
• хранение архивов;
• логистику бумажных оригиналов;
• ручную обработку документов.

Почему важно подготовиться заранее

До вступления обязательных требований компаниям важно:

• настроить интеграцию с 1С;
• подключить ЭДО;
• выпустить УКЭП;
• обучить сотрудников;
• проверить бизнес-процессы;
• согласовать регламент обмена документами с контрагентами.

Компании, которые начнут переход заранее, смогут избежать:

• простоев;
• ошибок в перевозочных документах;
• срывов поставок;
• проблем при проверках.

Возможные риски при отсутствии ЭТрН

После вступления новых требований отсутствие электронных перевозочных документов может привести:

• к претензиям со стороны контролирующих органов;
• задержкам перевозок;
• отказу контрагентов работать вне ЭДО;
• сложностям при подтверждении перевозки;
• дополнительным административным рискам.

При проверках контролирующие органы смогут запрашивать сведения об электронных перевозочных документах через ГИС ЭПД.

Чек-лист подготовки к переходу на ЭТрН

Что нужно сделать бизнесу уже сейчас

Организационные задачи

• определить ответственных сотрудников;
• проверить текущие процессы логистики;
• согласовать работу с контрагентами.

Техническая подготовка

• подключить ЭДО;
• выпустить УКЭП;
• оформить МЧД;
• настроить интеграцию с 1С;
• протестировать обмен ЭТрН.

Подготовка персонала

• обучить логистов;
• обучить бухгалтерию;
• провести тестовые отправки документов.

Компания EaseUp помогает бизнесу перейти на электронные транспортные накладные и автоматизировать процессы в 1С.

Мы предлагаем:

• внедрение ЭТрН под ключ;
• аудит бизнес-процессов;
• настройку ЭДО;
• интеграцию ЭТрН ;
• настройку УКЭП и МЧД;
• автоматизацию логистических процессов;
• обучение сотрудников;
• сопровождение и техническую поддержку.

Заключение

Переход на электронные транспортные накладные — одно из ключевых изменений в сфере логистики и электронного документооборота в России.

Интеграция ЭТрН с учетной системой и грамотная автоматизация позволяют сделать переход на электронные перевозочные документы быстрым, безопасным и полностью контролируемым.